Việt Nam đang trở thành điểm đến hấp dẫn cho các doanh nghiệp nước ngoài nhờ tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh chóng và chính sách mở cửa đầu tư. Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam không chỉ giúp các doanh nghiệp quốc tế thâm nhập thị trường mà còn là bước đầu tiên trong việc phát triển kinh doanh lâu dài. Trong bài viết dưới đây, Công ty luật Quốc tế VNJ sẽ giúp nhà đầu tư nước ngoài hiểu rõ quy trình, điều kiện và cơ sở pháp lý để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3 của Luật Thương mại năm 2005, văn phòng đại diện được xác định là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, hoạt động tại Việt Nam với chức năng chính là liên lạc, nghiên cứu thị trường và thúc đẩy hợp tác giữa công ty mẹ với các đối tác trong nước. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và không được thực hiện các hoạt động tạo ra lợi nhuận tại Việt Nam.
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Để thành lập văn phòng đại diện, công ty nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện được quy định tại Điều 7 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
3. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được quy định tại điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP bao gồm:
a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý:
- Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
> Xem thêm: 5 Cách Nhận Biết Công Ty Xuất Khẩu Lao Động Nhật Bản Uy Tín
3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Theo điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về quy trình thành lập văn phòng đại diện được chia thành các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Hình thức nộp hồ sơ: Có thể chọn 1 trong 3 hình thức: nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng).
- Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ: thương nhân nộp đơn đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện là các cơ quan được quy định theo từng trường hợp tại Điều 5 Nghị định 07/2026/NĐ-CP như sau:
(1) Đối với văn phòng đại diện đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: thẩm quyền cấp Giấy phép thuộc Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
(2) Đối với văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao do Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp Giấy phép.
Bước 2: Thẩm định và cấp phép
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đáp ứng đủ yêu cầu hoặc chưa hợp lệ. Yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết.
- Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Nếu từ chối, cơ quan phải có văn bản giải thích rõ lý do.
- Trường hợp ngoại lệ:
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 của Nghị định này, nếu thuộc trường hợp chưa có hướng dẫn cụ thể về việc thành lập Văn phòng đại diện trong các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ tiến hành lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành liên quan. Việc này phải được thực hiện trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
– Sau khi nhận được yêu cầu lấy ý kiến từ cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có thời gian 05 ngày làm việc để phản hồi. Bộ phải gửi văn bản thể hiện rõ ý kiến về việc đồng ý hoặc không đồng ý cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
– Sau khi nhận được ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành, trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan cấp Giấy phép phải ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan có trách nhiệm thông báo bằng văn bản và giải thích rõ lý do không cấp phép.
4. Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Tạo nền tảng thâm nhập thị trường: Văn phòng đại diện giúp công ty nước ngoài tiếp cận thị trường Việt Nam, nghiên cứu nhu cầu và xây dựng quan hệ hợp tác với đối tác trong nước.
- Không yêu cầu vốn điều lệ: Khác với thành lập công ty con, việc mở văn phòng đại diện không yêu cầu vốn điều lệ, giúp giảm gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp.
- Thủ tục nhanh chóng: Quy trình cấp phép khá đơn giản và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi muốn thiết lập sự hiện diện tại Việt Nam.
5. Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của Công ty luật Quốc tế VNJ
Công ty luật Quốc tế VNJ thấu hiểu rằng việc thành lập văn phòng đại diện tại một quốc gia mới là một quá trình phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều quy định pháp lý khác nhau và thực hiện nhiều thủ tục hành chính. Quá trình này không chỉ đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật sở tại mà còn cần sự cẩn trọng và chính xác trong từng bước chuẩn bị hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước.
Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý và đầu tư quốc tế, VNJ cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho các doanh nghiệp nước ngoài trong việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Tư vấn chi tiết về các quy định pháp luật liên quan, giúp doanh nghiệp nắm rõ quyền và nghĩa vụ khi hoạt động tại Việt Nam.
- Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ pháp lý theo đúng quy định, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý và tránh các sai sót có thể xảy ra trong quá trình nộp hồ sơ.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, từ khâu nộp hồ sơ đến khâu xử lý các yêu cầu bổ sung (nếu có).
- Theo dõi sát sao quá trình giải quyết hồ sơ, giúp doanh nghiệp nhận kết quả nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo tiến độ kinh doanh.
> Xem thêm: DỊCH VỤ TƯ VẤN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ ĐÁNG TIN CẬY CHO DOANH NGHIỆP
> Xem thêm: THỦ TỤC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ ĐẦU TƯ MỚI NHẤT 2024
CÔNG TY LUẬT QUỐC TẾ VNJ với đội ngũ luật sư nhiều năm kinh nghiệm và bề dày thành tích, chuyên tư vấn tất cả các vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực như: tư vấn đầu tư quốc tế, tư vấn thành lập doanh nghiệp, tư vấn về đất đai, xử lý hồ sơ pháp lý, thủ tục dịch vụ, xin cấp giấy phép và nhiều lĩnh vực pháp lý khác. VNJ cam kết mang đến giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất cho khách hàng trong mọi tình huống pháp lý.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Địa chỉ: CM4-01 KĐT EcoGarden, P. Thuỷ Vân, TP. Huế
Số điện thoại: 023 4366 7779 & 0943 957 779
Email: info@vnj-law.com
Website: vnj-law.com
Fanpage: Luật Quốc Tế VNJ