Nội Dung Bài Viết

Thủ Tục Xin Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam (Cập Nhật 2026)

Kể từ khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam đã có nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt là việc tích hợp thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào ngay trong hồ sơ đề nghị cấp phép. Với kinh nghiệm tư vấn cho các nhà đầu tư và doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, Công ty luật Quốc Tế VNJ – công ty luật quốc tế uy tín tại Huế – tổng hợp toàn bộ quy định, hồ sơ và các bước thực hiện mới nhất trong bài viết dưới đây để doanh nghiệp và người lao động nước ngoài chủ động chuẩn bị, tránh chậm trễ hoặc bị từ chối hồ sơ.

1. Căn Cứ Pháp Lý Hiện Hành

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện được điều chỉnh chủ yếu bởi:

Bộ luật Lao động 2019, có hiệu lực từ ngày 1/1/2021;
Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 7/8/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP;
Quyết định 346/QĐ-BNV ngày 24/3/2026 của Bộ Nội vụ công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung liên quan đến người lao động nước ngoài trong lĩnh vực việc làm.

Điểm thay đổi lớn nhất của Nghị định 219/2025/NĐ-CP là gộp bước “giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài” – vốn trước đây là một thủ tục độc lập, bắt buộc hoàn tất trước – vào chung một bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian và số lần nộp hồ sơ.

2. Điều Kiện Để Người Nước Ngoài Được Cấp Giấy Phép Lao Động

Người lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
Có trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật);
Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;
Không đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chấp hành án phạt tại Việt Nam hoặc nước ngoài;
Được cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam chấp thuận sử dụng vào vị trí công việc mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được.

3. Hồ Sơ Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Theo Quy Định Mới

Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động về cơ bản gồm:

Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đồng thời đề nghị cấp giấy phép lao động (theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định);
Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe được cấp trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết luận (khám ở nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt; khám tại Việt Nam thực hiện theo Thông tư 32/2023/TT-BYT);
Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật phù hợp với vị trí công việc;
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải là người phạm tội/bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
2 ảnh màu (kích thước 4x6cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng);
Bản sao hộ chiếu còn giá trị;
Các giấy tờ liên quan khác tùy theo vị trí công việc (hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, văn bản của cơ quan, tổ chức nước ngoài cử sang làm việc…).

Toàn bộ giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

4. Quy Trình, Thời Gian Xử Lý Và Nơi Nộp Hồ Sơ

Bước 1 – Nộp hồ sơ: Trong thời hạn từ 60 ngày và không ít hơn 10 ngày làm việc trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo một trong các hình thức:

Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, qua ủy quyền hoặc thuê dịch vụ, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.

Bước 2 – Chuyển hồ sơ: Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công chuyển hồ sơ trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động (hiện nay thuộc UBND cấp tỉnh hoặc Sở Nội vụ, tùy phân cấp), không qua khâu trung gian.

Bước 3 – Thẩm định và cấp phép: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động (theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Nếu hồ sơ nộp trực tuyến kèm yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, doanh nghiệp có thể nhận đồng thời giấy phép lao động và phiếu lý lịch tư pháp điện tử, giúp tiết kiệm thời gian đi lại.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ có văn bản hướng dẫn bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc để doanh nghiệp kịp thời hoàn thiện.

5. Các Trường Hợp Được Miễn Giấy Phép Lao Động

Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định 15 trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện phải xin giấy phép lao động, ví dụ như thành viên góp vốn/chủ sở hữu công ty TNHH, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần, luật sư nước ngoài đã có giấy phép hành nghề tại Việt Nam, người vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong 1 năm…

Đáng lưu ý, Nghị định mới còn bổ sung nhóm đối tượng được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận vào làm việc trong các lĩnh vực tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội, cũng thuộc diện không cần cấp giấy phép lao động.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý: được miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc không phải làm thủ tục hành chính nào. Trong 15 trường hợp miễn, phần lớn vẫn phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, chỉ một số ít trường hợp chỉ cần thông báo trước 3 ngày làm việc cho cơ quan có thẩm quyền. Đây là điểm doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn và có thể dẫn đến xử phạt nếu bỏ sót.

6. Thời Hạn Giấy Phép Lao Động Và Thủ Tục Gia Hạn

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và có thể được gia hạn thêm một lần, tối đa không quá 2 năm. Hồ sơ gia hạn cần được nộp trong khoảng thời gian từ 45 ngày đến 30 ngày trước ngày giấy phép lao động hiện tại hết hiệu lực, tránh trường hợp gián đoạn tư cách làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài.

Trường hợp giấy phép lao động hết hạn mà không kịp gia hạn hoặc cấp mới, người lao động nước ngoài sẽ không đủ điều kiện xin visa lao động (LĐ1, LĐ2) hoặc thẻ tạm trú lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

7. Hậu Quả Pháp Lý Khi Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài Không Có Giấy Phép

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động (trừ trường hợp không thuộc diện cấp phép) có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi Việt Nam. Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không phép cũng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về lao động, mức phạt tùy theo số lượng lao động vi phạm và có thể kèm theo hình thức đình chỉ hoạt động.

8. Vì Sao Nên Chọn Công Ty Luật Quốc Tế VNJ Để Xin Giấy Phép Lao Động?

Là công ty luật quốc tế uy tín tại Huế, VNJ đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp FDI và nhà đầu tư nước ngoài trong việc:

Rà soát điều kiện, xác định đúng trường hợp phải xin phép hay thuộc diện miễn;
Chuẩn bị và hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ nhân sự nước ngoài;
Soạn thảo văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động theo đúng Mẫu số 03;
Đại diện nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan có thẩm quyền và theo dõi tiến độ đến khi nhận kết quả;
Tư vấn gia hạn, cấp lại giấy phép lao động đúng thời hạn, tránh gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tuyển dụng hoặc đã có nhân sự nước ngoài làm việc tại Huế và các tỉnh miền Trung, hãy liên hệ Công Ty Luật Quốc Tế VNJ để được tư vấn miễn phí bước đầu và báo giá dịch vụ trọn gói xin giấy phép lao động.

[Liên hệ VNJ – Công ty luật quốc tế uy tín tại Huế để được tư vấn thủ tục xin giấy phép lao động ngay hôm nay]

Công ty luật Quốc tế VNJ