Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một thủ tục quan trọng và bắt buộc khi có sự thay đổi trong cơ cấu lãnh đạo của công ty. Quy trình này không chỉ đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp mà còn giúp công ty duy trì sự ổn định trong các giao dịch pháp lý. Trong bài viết này, Công ty luật Quốc tế VNJ sẽ hướng dẫn quý độc giả chi tiết các bước thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với doanh nghiệp bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01-2021-TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp (nếu không phải người đại diện theo pháp luật thực hiện).
- Nghị quyết hoặc Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) hoặc Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
> Xem thêm: TOP 10 CÔNG TY, VĂN PHÒNG LUẬT SƯ GIỎI VÀ UY TÍN TẠI THỪA THIÊN HUẾ
2. Các bước thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu của cơ quan đăng ký doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, các hồ sơ có thể khác nhau, nhưng cơ bản sẽ bao gồm thông báo thay đổi, quyết định của các cơ quan có thẩm quyền, cùng các bản sao giấy tờ cá nhân hợp lệ của người đại diện mới.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể được nộp theo các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nơi doanh nghiệp sẽ phải đóng lệ phí công bố thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (mức lệ phí là 100.000 VNĐ).
- Nộp qua dịch vụ bưu chính nếu có yêu cầu từ cơ quan đăng ký.
Bước 3: Nhận kết quả
Thời gian giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là 3 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Khi nhận được kết quả, công ty cần tiến hành các bước tiếp theo để cập nhật thông tin với các cơ quan nhà nước và đối tác, đồng thời thông báo công khai về sự thay đổi người đại diện.
> Xem thêm: Cập Nhật Những Quy Định Miễn Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp 2024
3. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện
- Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật:
- Người đại diện theo pháp luật phải từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và không bị treo mã số thuế.
- Doanh nghiệp phải bảo đảm có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam.
- Các chức danh người đại diện theo pháp luật:
- Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật phổ biến trong công ty TNHH.
- Đối với công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc, hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH.
- Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy theo quy định trong Điều lệ công ty. Nếu có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ công ty cần chỉ rõ quyền hạn, chức năng của từng người đại diện.
- Thủ tục bổ sung sau khi thay đổi người đại diện:
- Doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng nếu người đại diện có quyền ký kết thay đổi thông tin tài khoản.
- Các giấy phép liên quan đến hoạt động của công ty (giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy, giấy phép kinh doanh lữ hành, vận tải,…) cần được cập nhật thông tin người đại diện.
- Công ty phải thông báo tới đối tác, ngân hàng và các cơ quan có liên quan về sự thay đổi người đại diện.
- Thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia: Sau khi thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật được chấp nhận, công ty phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu có thay đổi về vốn điều lệ hoặc chuyển nhượng cổ phần cho người đại diện theo pháp luật mới, doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục khai thuế thu nhập cá nhân và nộp thuế thu nhập (nếu có).
> Xem thêm: CÓ NÊN ĐI XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG: ĐƯỢC VÀ MẤT
4. Một số câu hỏi thường gặp
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân có quyền và nghĩa vụ nhân danh doanh nghiệp thực hiện các giao dịch và quyết định trong phạm vi được quy định. Thông thường, đây là giám đốc, tổng giám đốc, hoặc chủ tịch hội đồng quản trị.
- Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp?
Khi có sự thay đổi về vị trí lãnh đạo, như giám đốc nghỉ việc, thay đổi chiến lược quản trị, bổ nhiệm người mới, hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi là bao lâu?
Thông thường, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp giấy phép trong vòng 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
- Doanh nghiệp cần làm gì sau khi thay đổi người đại diện?
Cập nhật thông tin trên con dấu, các tài khoản ngân hàng, và các hợp đồng, giao dịch liên quan. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo cho các đối tác và cơ quan nhà nước có liên quan về sự thay đổi này.
- Người đại diện cũ có còn trách nhiệm với doanh nghiệp sau khi đã thay đổi không?
Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Thông thường, người đại diện cũ không còn trách nhiệm pháp lý sau khi có quyết định thay đổi, nhưng vẫn có thể chịu trách nhiệm về các hành vi và quyết định trong thời gian họ còn giữ chức vụ.
- Thay đổi người đại diện có cần điều chỉnh hợp đồng và giao dịch đang có hiệu lực không?
Doanh nghiệp cần rà soát các hợp đồng và giao dịch để xem có điều khoản nào yêu cầu thông báo hoặc chấp thuận từ đối tác về việc thay đổi người đại diện không. Điều này sẽ giúp tránh rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Việc thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho công ty, các cổ đông và đối tác. Quá trình này cần được thực hiện cẩn thận và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật để tránh những sai sót không đáng có.
> Xem thêm: Thủ Tục Thay Đổi Tên Công Ty Trên Giấy Phép Kinh Doanh
> Xem thêm: Ưu và nhược điểm của công ty hợp danh so với các loại hình doanh nghiệp khác
Trường hợp Quý khách hàng cần sự tư vấn pháp lý doanh nghiệp chuyên sâu, hãy liên hệ ngay với Công ty luật Quốc tế VNJ để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Địa chỉ: CM4-01 KĐT EcoGarden, P. Thuỷ Vân, TP. Huế
Số điện thoại: 023 4366 7779 & 0943 957 779
Email: support@vnj-law.com
Website: vnj-law.com
Fanpage: Luật Quốc Tế VNJ